La comitiva española, encabezada por el presidente del Gobierno, José Luis Rodríguez Zapatero, fue la primera en tocar tierra. Llegó al aeropuerto de la isla cinco minutos antes de lo previsto (a las 09,40 horas) con un Airbus 310 de las Fuerzas Armadas Españolas. Recibieron a Zapatero el delegado del Gobierno de Balears, Ramón Socías, y el director insular de la Administración General del Estado, José Manuel Bar. Procedente del aeropuerto italiano de Cianpino llegó el Airbus 319 en el que viajaba la delegación italiana a las 10,05 horas. A pie de escalera Zapatero, Socías y Bar recibieron al presidente del Consejo de Ministros de la República Italiana, Romano Prodi.
Los primeros en llegar al baluarte de Santa Llúcia, donde se celebró el acto inaugural, fueron los ministros españoles de Asuntos Exteriores; Defensa; Fomento; Industria, Turismo y Comercio; Trabajo y Asuntos Sociales, y Agricultura, y cuatro secretarios de estado. Después llegaron los siete ministros italianos junto con el embajador de Italia en España y, finalmente, Zapatero y Prodi, que permanecieron sobre una tarima mientras la banda de música del Regimiento Inmemorial del Rey número 1 interpretaba los himnos de España e Italia. Detrás de ellos, se situaron, el presidente del Govern, Jaume Matas, el presidente del Consell, Pere Palau y Bar y Socías. A continuación los dos jefes de gobierno pasaron revista a las tropas, compuestas por unos 120 integrantes, y saludaron a los ministros y secretarios de estado.
Apenas hubo público durante el acto, que duró diez minutos. Al concluir y pasar junto a los periodistas, Zapatero dijo en alto: «Casi que nos quedamos aquí a hacer la cumbre», haciendo alusión al buen tiempo que acompañó a toda el encuentro y a las bonitas vistas que ofrece el baluarte. Antes de marcharse, Zapatero y Prodi, intercambiaron entre comentarios y risas algunas palabras con Matas y Palau. Toda la comitiva se trasladó a pie hasta el antiguo Ayuntamiento, donde fueron recibidos por el alcalde de Eivissa, Xico Tarrés, y los tenientes de alcalde Pedro Campillo y Lurdes Costa. Luego los presidentes pasaron a la sala de Hijos Ilustres, donde firmaron el libro de honor y se les obsequió con un alfiler de corbata en forma de botón de oro ibicenco. La reunión bilateral de Zapatero y Prodi se realizó en el antiguo Ayuntamiento, mientras en otras salas había reuniones sectoriales. En el corto trayecto hasta Can Botino, donde se celebró la reunión plenaria, el público congregado jaleó a Zapatero, Prodi, Tarrés y al ministro de Trabajo, Jesús Caldera.
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