Kit Digital: servicios para modernizar las pymes

El Kit Digital es una iniciativa de Red.es, entidad dependiente del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que ha contado con la colaboración de la Cámara de España para crear las oficinas Acelera Pyme. La de Mallorca funciona desde abril de 2021. El Kit Digital se sumó a otras funciones que desempeñaba, en torno a ofrecer un servicio de apoyo a medianas empresas y autónomos sobre transformación digital. «Las funciones de la oficina Acelera Pyme son la sensibilización y comunicación sobre transformación digital, el apoyo al tejido empresarial en este sentido y también ofrecer información sobre ayudas y subvenciones, entre las que se encuentra el Kit Digital. Asesoramos de forma telefónica o presencial y también hacemos seminarios», explica Caldés.

Kit Digital

«El Kit Digital es un proyecto novedoso en la manera de ejecutarlo porque por primera vez se crea la figura del bono digital. Las empresas no reciben una subvención ni adelantan el dinero, sino que reciben un documento que se llama bono digital con una asignación de dinero que puede ser consumida en servicios de software», explica Caldés.

Las ayudas se han dividido en tres segmentos, según el tamaño de la empresa, que permiten optar a diferentes cantidades económicas. El segmento I está dirigido a empresas de 10 a 49 trabajadores y otorga un bono asignado de 12.000 euros; el segmento II es de tres a nueve empleados y obtendrá 6.000 euros; mientras que el segmento III está dirigido a empresas o autónomos de cero a dos empleados y el bono asignado será de 2.000 euros.

¿Cómo acceder?

El proceso para obtener un bono digital es sencillo, pero requiere estar pendiente de los plazos. La convocatoria de Kit Digital para el segmento I se puso en marcha en marzo con una partida de 500 millones que se agotó, y dispusieron una partida adicional de 100 millones de euros más. Esta convocatoria sigue abierta y se pueden hacer peticiones hasta el 15 de septiembre. En Baleares han solicitado el bono digital cerca de 1.800 empresas del segmento I, casi el 50% de las 3.822 empresas que hay en las Islas de entre 10 y 49 trabajadores. Más de 350 ya tienen la ayuda concedida -con una cuantía total de 4,24 millones de euros- y el resto están pendientes de comprobación, que se hace de forma paulatina.

La convocatoria del segmento II dará inicio alrededor del 15 de julio. La fecha no está confirmada de forma oficial, aunque se da por hecho que si no es ese día, será alguno próximo. Tampoco se conoce la partida presupuestaria exacta para el segmento II. Y previsiblemente el 15 de octubre se abrirá la convocatoria para el segmento III.

«Cualquier empresa que quiera entrar, lo primero que tiene que hacer es completar un autodiagnóstico, que es obligatorio y que está en la página web acelerapyme.gob.es. Lleva unos diez minutos. Una vez hecho el cuestionario, hay que esperar a la convocatoria oficial de la ayuda, que sale en el BOE y donde se indica la fecha y hora en la que se abrirá la convocatoria en la plataforma de Red.es. La fecha prevista es el 15 de julio para el segmento II, aunque no está confirmado. Cualquier empresa de entre tres y nueve trabajadores podrá solicitar el Kit Digital desde cualquier punto de España, ya que la convocatoria es de libre concurrencia. Es un proceso sencillo que llevará unos 15 minutos. No obstante, es importante señalar que a la hora que se abra la convocatoria hay que estar listos para hacer el trámite, ya en la anterior hubo 8.000 empresas en cola para hacer el trámite y puede ser que un determinado momento se agoten los fondos», comenta Caldés.

«Una vez hecha la solicitud, llega un comunicado de Red.es que informa que el bono ha sido preconcedido, y después se comprueba que se cumplen los requisitos de la convocatoria. A partir de aquí, cuando ya se ha concedido y comprobado el bono, la empresa ya se puede poner en contacto con un agente digitalizador para hacer la inversión», indica.

Categorías

Cada beneficiario de un bono digital podrá invertir la ayuda en los servicios que más le convengan de entre un catálogo que incluye diez categorías, donde cada una está subvencionada con una cantidad máxima determinada. Las diez soluciones tecnológicas son: sitio web y presencia en internet (que está dotado con una cuantía máxima de 2.000 euros); comercio electrónico (2.000 euros); gestión de redes sociales, donde se podría incluir la subcontratación de campañas (2.500 euros); gestión de clientes, que tiene que ver con programas de CRM (4.000 euros); business intelligence y analítica (4.000 euros); servicios de oficina virtual (12.000 euros); gestión de procesos, donde se incluyen inversiones en programas ERP de gestión de compras, de stock o de recursos humanos (6.000 euros); factura electrónica (1.000 euros); comunicaciones seguras (6.000 euros), y ciberseguridad (6.000 euros).

Los tres segmentos pueden acceder a los diez mismos servicios, aunque las empresas más grandes tendrán más dinero para gastar. «Un autónomo tendrá que elegir si se gasta los 2.000 euros en una web o mil en la web y mil en redes sociales y el resto los pone él», resume Caldés. Asimismo, explica que las empresas más pequeñas están más interesadas en temas de desarrollo web, comercio electrónico o gestión de redes sociales, mientras que en el segmento I, a parte de que disponen de más presupuesto, están interesados en gestión de procesos o ciberseguridad.

Agente digitalizador

Una figura clave del Kit Digital es el agente digitalizador. «Son empresas registradas en la plataforma que se ofrecen en todos o algunos de los servicios disponibles. No se puede contratar a cualquier empresa para gastar el bono, tiene que ser una que esté en el marketplace, que se puede consultar en la web de Acelera Pyme», comenta el técnico.

Se puede contratar a cualquiera de los 9.000 agentes digitalizadores que hay en toda España y, de ellos, unos 200 radicados en Baleares. Caldés explica que puede ser que algunos agentes digitalizadores valoren sus servicios más caros que lo que ofrece el bono, en cuyo caso la empresa debe aportar la diferencia o buscar un agente digitalizador que se ajuste a la cuantía máxima de la ayuda.

Plazos

El Kit Digital es una ayuda pública a fondo perdido más sencilla que una subvención, pero la normativa es estricta en los plazos y en el producto de desarrollo. El bono se tiene que consumir en el plazo de un año, por lo que Caldés enfatiza la necesidad de ser rápidos: «Es importante que una vez tengan el bono digital formalicen el contrato con el agente digitalizador lo antes posible, porque hay que cumplir unos plazos muy reglados. En los tres primeros meses hay que emitir una primera factura con informe de justificación y luego en los nueve meses posteriores una segunda factura con un informe de justificación. Si no se cumplen los plazos, se cancela el bono», explica.

Por otra parte, hay que cumplir ciertas condiciones respecto a la inversión. Caldés explica el concepto de mejora funcional como un producto que incorpora alguna novedad. Por tanto, no se puede utilizar el Kit Digital para hacer un rediseño de la web. «Hay que demostrar que la inversión supone una mejora funcional. Así como la ha definido el Ministerio, una mejora funcional quiere decir que haya un avance tecnológico que permita demostrar que, por ejemplo, la web nueva es mejor que la que había anteriormente, porque ahora es responsiva. O si era una web informativa, ahora tendrá formularios para determinadas funcionalidades. Lo que no valen son cambios solamente de diseño», indica. «Por eso es muy importante el informe de justificación que redacte el agente digitalizador, porque habrá una comprobación de los expedientes por parte del Ministerio», puntualiza el experto.

¿El Kit Digital conseguirá digitalizar las pymes y autónomos de España? Caldés se muestra prudente al responder. «Es el primer paso. La digitalización no es hacerse una web y ya está, sino que es un proceso que necesita una continuidad. Sí que va a ayudar a muchas empresas que todavía no habían hecho ningún acercamiento y, como les decimos, ya no hay vuelta atrás. Los negocios tendrán, antes o después, un componente digital, mayor o menor. Yo creo que el programa es ambicioso porque ningún programa anterior iba dirigido a la pequeña y a la microempresa. Será un primer paso», incide.

Un aspecto importante que hay que tener en cuenta es que todos los procedimientos del Kit Digital requieren firma electrónica. El responsable de la Oficina Acelera Pyme explica que todas las empresas seguro que la tienen, pero que es posible que solo la utilice la gestoría, por lo tanto tienen que ponerse en contacto con su gestor para conseguirla.