Hoteles, vuelos, tickets de dietas… Los viajes de negocios pueden ser una gran inversión, pero también una pesadilla logística. Todo depende de cómo se gestionen.
Si en tu empresa los viajes terminan en imprevistos, gastos innecesarios y empleados agotados, es hora de optimizar el proceso. Una mala planificación puede traducirse en pérdida de tiempo, dinero y productividad, algo que ninguna organización puede permitirse.
Así que, si eres quien se encarga de coordinar los viajes de trabajo en tu empresa, aquí tienes una guía clara y efectiva para hacer que cada viaje sea más fácil, eficiente y rentable. Y si lees esto para encontrar inspiración que te ayude a llevar mejor tus propios desplazamientos por motivos laborales, esta guía también te ayudará.
1. Crea un protocolo de viajes claro y sencillo
Si en cada viaje los empleados tienen que preguntar qué vuelos reservar, qué hoteles elegir o cómo gestionar los gastos, es señal de que falta una estrategia definida.
Establece una política de viajes documentada.
Define claramente:
- Límites de presupuesto para vuelos, hoteles y comidas
- Proveedores preferidos (aerolíneas, hoteles, alquiler de coches)
- Procedimientos para reembolsos y pagos corporativos
- Normas de seguridad y salud en viajes
La digitalización hace que la planificación, ejecución y seguimiento de los viajes sea mucho más ágil. Una herramienta que ayuda a organizar viajes de negocios de forma eficiente es Travelperk. Te permite centralizar las reservas y te da más control sobre los gastos.
Además, una lista de verificación para cada viajero. Esto reduce errores y olvidos. Incluye documentos esenciales, detalles de reservas y contactos clave en caso de emergencia.
Vamos a poner una situación que tal vez te resulte familiar. Te ayudará a ver el contraste entre la eficiencia y el caos.
Imagina que tu empresa tiene un equipo comercial que viaja con frecuencia para reuniones con clientes. Sin un protocolo definido, cada viaje es un caos:
- Un empleado reserva un hotel de lujo fuera del presupuesto permitido
- Otro elige un vuelo con tres escalas para ahorrar dinero, pero pierde todo un día en traslados
- Un tercero olvida pedir factura y ahora no puede justificar el gasto
- Finanzas recibe recibos desordenados y pasa días revisando manualmente cada reembolso
¿Algo de esto te suena familiar? Entonces fíjate en la diferencia que verás cuando lleves todo con más estrategia.
Aquí tienes un ejemplo de una política de viajes clara y sencilla.
Empecemos por los vuelos:
- Se priorizan vuelos directos cuando la diferencia de precio con uno con escalas es menor al 15%
- Los billetes deben reservarse con al menos 14 días de anticipación para obtener mejores tarifas
- Se permite viajar en clase económica en vuelos de menos de 4 horas; en vuelos largos, se revisan excepciones caso por caso
- Se hacen las reservas con una app específica
En cuanto a los alojamientos, esta podría ser la política:
- Los empleados deben elegir hoteles dentro de un presupuesto de hasta 120 € por noche en ciudades principales y 90 € en otras zonas
- Se prefieren hoteles cercanos a los lugares de reuniones para reducir costos de transporte
- Se debe priorizar alojamientos con wifi gratuito y espacios de trabajo cómodos
Para coordinar las dietas y traslados en destino:
- Se establece un límite de 50 € por día en comidas (desayuno, comida y cena)
- En destinos donde los taxis sean muy costosos, se recomienda usar Uber, Bolt o transporte público
Lo que te ofrece un protocolo es tener un criterio claro de cómo funcionar. Sirve a la hora de tomar decisiones y hacer gestiones. También les sirve a los empleados para saber a qué atenerse. ¿El resultado? Menos gastos y más comodidad para todos.
2. Planifica con antelación
No se trata de gastar lo mínimo, sino de invertir bien. A veces esto pasa por organizarte con tiempo.
Por ejemplo, ¿ya tienes fecha para un evento empresarial? A veces se pospone la reserva de hotel, por ejemplo, para evitar perder liquidez. Sin embargo hay plataformas que permiten hacer reservas cancelables hasta unos días antes, e incluso reservar sin tener que pagar hasta el momento del viaje.
Por otro lado, si vas a volar evita escalas innecesarias. Un vuelo más barato con escalas puede parecer atractivo, pero ¿a qué precio? Retrasos, pérdida de tiempo y agotamiento del empleado. Valora siempre la relación tiempo respecto al ahorro.
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También piensa en la importancia de reservar cerca de las actividades del viaje. No tiene sentido ahorrar en un hotel barato si está lejos de las reuniones. Opta por ubicaciones estratégicas. De lo contrario, también podrías acabar teniendo que pagar más por los viajes en taxi, por ejemplo.
Otra idea interesante es utilizar tarjetas corporativas o virtuales. Simplifican los pagos, evitan el uso de efectivo y facilitan la contabilidad posterior. Opciones como Revolut Business o Brex permiten controlar gastos en tiempo real.
3. Optimiza el tiempo de los empleados en el viaje
Viajar no tiene por qué suponer perder productividad. Si hay varias visitas en un destino, organízalas de manera eficiente para evitar desplazamientos innecesarios.
Por otro lado, intenta dejar margen para imprevistos. No programes reuniones con minutos de diferencia. Un traslado inesperado, un retraso en un vuelo o simplemente la fatiga pueden afectar el desempeño del viajero.
Aprovecha también los tiempos de espera. Los aeropuertos y los trayectos largos pueden ser momentos perfectos para revisar informes, responder correos o preparar presentaciones.
Siempre es bueno tener además un plan B para situaciones inesperadas. Si una reunión se cancela, ¿hay clientes o socios alternativos con los que se pueda aprovechar el tiempo? Tener un agenda flexible es clave.
4. Facilita la gestión de gastos y reembolsos
Uno de los mayores dolores de cabeza en los viajes de negocios es la gestión de gastos. Esto afecta tanto antes como después del congreso, la reunión o cualquier otra actividad que motive el desplazamiento.
Aquí tienes algunos consejos para mejorar esta parte:
- Digitaliza los recibos y reportes de gastos
- Define qué gastos están cubiertos y cuáles no
- Reduce los adelantos en efectivo
- Separa los gastos personales y de trabajo
- Fomenta el pago con tarjeta siempre que sea posible
- Pide siempre factura con los datos correctos
- Organiza los recibos por categoría
Olvídate de las montañas de recibos y hojas de cálculo interminables. Con herramientas digitales, los empleados pueden subir sus gastos en tiempo real, y la empresa los revisa y aprueba sin burocracia innecesaria.
5. Seguridad y bienestar: protege al personal
Imagina que tu empresa envía a un directivo a una feria internacional en São Paulo. Es un viaje importante, con reuniones clave y oportunidades de negocio. Sin embargo, por falta de previsión, la experiencia se convierte en una serie de problemas evitables:
Un empleado que viaja estresado, agotado o con problemas logísticos no rendirá al máximo. Esto lo tienes que tener en cuenta si organizas viajes de empresa, o si eres quien viajará.
Si el viaje es largo o con diferencia horaria, evita que el primer día tenga una reunión crucial sin margen de descanso. Un empleado fresco rinde más que uno agotado.
Asegúrate de que los empleados tengan contactos locales, números de emergencia y protocolos de seguridad claros.
Muchas empresas optan por contratar seguros de viajes corporativos. Esto tiene mucho sentido si organizas viajes con frecuencia. Cubre emergencias médicas, cancelaciones y pérdida de equipaje. Evita imprevistos costosos y garantiza seguridad.
Además, si el viaje lo permite, deja un espacio para que el empleado pueda disfrutar de la ciudad. Un poco de desconexión mejora el ánimo y la productividad.
Conclusión
Si los viajes de negocios en tu empresa son desordenados, estresantes y costosos, no es culpa del viaje en sí, sino de la falta de estrategia.
Planificar bien no significa hacer un manual burocrático de 100 páginas. Significa dar herramientas y procesos claros para que los empleados viajen de manera eficiente, cómoda y sin perder el foco en su misión.
Piensa en esto: un viaje de negocios bien organizado no solo ahorra dinero, sino que también potencia la productividad y el bienestar del equipo. Menos caos, más resultados.
Así que, ¿cómo quieres que sean los próximos viajes de tu empresa? ¿Un dolor de cabeza o una oportunidad bien aprovechada?
Invierte tiempo y tecnología para organizar viajes más eficientes, y tu plantilla te lo agradecerá, además de tu bolsillo.
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