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La tecnología avanza a pasos agigantados, tanto en nuestra vida diaria como en todo lo que nos rodea. Un claro ejemplo de esto es el mundo empresarial. En este campo la digitalización ha llegado para quedarse: se trata de una tendencia que ya ha dejado de ser una novedad y ha pasado a ser casi una necesidad.

La otra cara de la moneda es que, frente a cada avance revolucionario, siempre hay un lado negativo. A mayor es la aplicación digital, mayor es la posibilidad de que haya riesgos, ya sea inherentes como ideados por personas con malas intenciones.

Como respuesta a esto, en España se está lentamente virando hacia la facturación 100% digital, con el objetivo de que en pocos años sea la única opción. Abordaremos este tema, los últimos cambios que se han llevado a cabo y que debes saber para no incurrir en ninguna ilegalidad.

Qué Debes Saber Sobre La Nueva Facturación Electrónica

La ley llamada «Crea y Crece» ha sido la piedra basal de un macroproyecto con vistas al futuro para implementar la facturación digital a todas las empresas que facturan en el suelo español. Un cambio tan grande, no ha estado exento de muchos aspectos a considerar para lograrlo. A continuación veremos los aspectos generales más relevantes y necesarios para las empresas que quieran aplicarlo.

Facturación obligatoria

Como hemos mencionado anteriormente, la Ley 18/2022, conocida como "Ley Crea y Crece", ha trazado una hoja de ruta clara hacia la digitalización empresarial en España, implementando la facturación electrónica de manera escalonada para facilitar la adaptación de las empresas según su tamaño y capacidad operativa.

En lo que respecta a las grandes empresas, si superan los 8 millones de facturación, hace ya tiempo que deben estar al día ya que el reloj comenzó a correr en julio de 2024, marcando el inicio de la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas.

Por otro lado, las pequeñas y medianas empresas ―Pymes―y los autónomos, que constituyen el corazón del tejido empresarial español, disponen de un margen más amplio para adaptarse. A partir de enero de 2025, estas entidades deberán incorporar la facturación electrónica en sus operaciones diarias.

Este escalonamiento equilibra la necesidad de modernización con la realidad operativa de las empresas españolas, asegurando que todas, desde las multinacionales hasta los emprendedores individuales, avancen juntas hacia un futuro digital.

Verifactu

Otro de los grandes protagonistas en este impulso hacia lo digital es Verifactu. Si es la primera vez que escuchas este nombre y no sabes que es Verifactu, se trata de un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que establece un marco estandarizado que garantiza la integridad, trazabilidad y conservación de cada documento emitido.

En este caso no hay progresión, a partir del 25 de julio de 2025, todas las empresas y autónomos deberán utilizar sistemas de facturación que cumplan con los requisitos de Verifactu. Esto implica que deben adoptar software certificado que asegure la inalterabilidad de los registros y la capacidad de enviar automáticamente los datos a la Agencia Tributaria, como veremos más adelante.

Verifactu es, por tanto, la herramienta que tu empresa necesitará para adaptarse a la nueva normativa, cumplir con la ley y evitar sanciones. Del mismo modo puede ayudar a modernizar la gestión general a través de la digitalización de la facturación y la optimización de los procesos. Así, podemos ganar en tranquilidad confiando en un sistema seguro y fiable para gestionar nuestra facturación.

Control

Con la implementación del Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, se establecen directrices claras para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

A las empresas se les ofrecen dos caminos: utilizar software conectados a Verifactu o no. En el primer caso, se trata de sistemas que están en constante conexión con la Agencia tributaria, por lo que la emisión de facturas verificables en línea de manera continua.

El segundo caso, se trata de sistemas similares en lo que respecta a la emisión de facturas, pero en este caso no hay conexión con la Agencia Tributaria, se almacenan de manera interna. Sin embargo, las empresas deben comprometerse a que las facturas estén siempre disponibles de manera integral ya que la Agencia Tributaria puede solicitarlas en cualquier momento.

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Código QR

Otro cambio no menor y que supone un gran cambio en todo el sistema de facturación de las empresas, aunque ya esté gestionado por software, es que a partir de 2026, todas las facturas deberán incluir un código QR que permitirá acceder a información detallada de la factura de manera rápida y eficiente.

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Los códigos QR tienen un gran potencial y con esta implementación se busca facilitar la verificación y mejorar la transparencia entre negocios. A través del escaneo de estos códigos, tanto las empresas como las autoridades fiscales pueden verificar la autenticidad de una factura de manera instantánea.

En caso de estar utilizando un software de facturación, algo más que recomendado frente a la facturación digital, la implementación de estos códigos QR en las facturas facilitan la integración de las facturas con sistemas de gestión empresarial u otros software de contabilidad, mejorando la eficiencia operativa y simplificando los procesos en general.

Envío inmediato

Junto con los grandes cambios en la facturación mencionados hasta ahora, tenemos el envío de las facturas a Hacienda. Esta medida, de por sí, no es una novedad, ya que es algo que se realiza, pero, como todo, con la implementación de la digitalización, se verá modificado en breve.

A partir de enero de 2026, las pequeñas y medianas empresas estarán obligadas a remitir sus facturas a la Agencia Tributaria de manera instantánea. En lo que respecta a los autónomos, el plazo es un poco más amplio, ya que para ellos entra en vigor en julio de ese mismo año.

Esta medida viene de la Ley contra el Fraude Fiscal de 2021 y tiene como objetivo reforzar la transparencia y combatir la economía sumergida.

Esta nueva obligación implica la necesidad casi obligatoria de utilizar un software de facturación y, para ello, la misma Agencia Tributaria está desarrollando una aplicación gratuita destinada a empresas y profesionales con un volumen reducido de facturación.

Sanciones

Obviamente, la falta de cumplimiento de esta legislación no queda impune. La Ley Crea y Crece también establece sanciones significativas para quienes no se adhieran a las nuevas directrices. Las empresas que no emitan facturas electrónicas cuando estén obligadas a hacerlo podrán enfrentarse a multas de hasta 10.000 euros por cada infracción.

La falta de registro o almacenamiento dentro del plazo también trae sanciones así como no ofrecer a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitir el acceso a las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas.

Junto con esto, la Ley Antifraude establece que cualquier autónomo o empresa que utilice software de facturación sin certificar se enfrenta a multas de hasta 50.000 euros.

Estas sanciones son una prueba de que la Agencia Tributaria se está tomando en serio la aplicación de estas nuevas leyes, a la vez que buscan disuadir el fraude fiscal y promover una mayor transparencia en las transacciones comerciales.

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Impacto

Evidentemente, tal cantidad de actualizaciones y modificaciones, aunque escalonados y adaptados, representa un cambio trascendental para el tejido empresarial español.

Para las empresas, especialmente las pequeñas y medianas, la adopción de la facturación electrónica implica una inversión inicial en tecnología y formación. A largo plazo, sin embargo, puede suponer una reducción de costes y errores, así como un incremento de la interoperabilidad entre sistemas, gracias a la estandarización del formato de las facturas.

En lo que respecta al estado o a la Agencia Tributaria, este cambio hacia la facturación digital hace que sea más sencillo fiscalizar y evitar la evasión fiscal, a la vez que se fomenta una competencia más equitativa y se reduce el uso de papel.

Una oportunidad de innovar

Más allá de una exigencia legal, las empresas y autónomos tienen que ver estos cambios como una oportunidad para replantearse sus procesos y abrazar la digitalización.

Aunque la adaptación puede presentar desafíos iniciales, las ventajas en términos de eficiencia, transparencia y sostenibilidad son innegables. Además, podemos aprovecharnos de las facilidades que el estado proporciona para que esta adaptación sea asumible por todos.

Es una oportunidad para innovar e ir más allá, optimizando los recursos y fortaleciendo la confianza tanto con clientes como con proveedores. En este contexto, la facturación electrónica puede verse como un primer paso para construir un futuro empresarial más sólido, ágil y responsable.